【若手社会人へ】〜初めて幹事を任された人がやるべき当日までの準備〜

どうも。

先日会社で始めて幹事を任された意識高い系(@steavejobs0814)です。

昨日の記事では、飲み会の幹事に初めてなった人が何から始めればよいか？ということをお話ししました。

そして、部署の皆さんにメールを出し、参加者も把握することが出来ました。

steavejobs08.hatenablog.com

ただ、幹事を行うと大変なことが自分の業務時間に起きます。

それも、自分の仕事中に…。

”当日の段取りを決める”

「え、偉い人が挨拶して、飲み食いして終わりなんじゃないの？」

と軽く考えてました。（本気で。今思えば、何と愚かなことか…）

自分が任されたのは当日の司会•進行です。

部長に挨拶して貰って、乾杯の音頭をとってもらって、締めの挨拶をして…

そんな風に考えて、まとめたものがコレ。

是非、皆さんの参考になれば…。

 

それぞれの項目のポイントについて

1. 開会の言葉
2. 挨拶
3. 乾杯
4. 食事•歓談
5. 社員の紹介
6. 食事•歓談
7. 閉会の挨拶•締め
8. お開き•2次会の案内

1、開会の言葉

自分が幹事であることを思い切り宣言しましょう。

元気のあるヤツだ、と思わせられれば場は盛り上がります。

2、挨拶

挨拶は会場にいる一番上の役職の方に頼みましょう。

3、乾杯

会場にいる3番目にいる人にお願いしましょう。

挨拶の流れのまま乾杯ということもあります。

（僕の場合は後者でした。15人くらいの規模だと挨拶の流れから乾杯の方がスムーズな印象）

乾杯後の拍手を自ら率先して行いましょう。

4、食事•歓談

しばし、ご歓談を…。

スムーズな流れを大切にしましょう。

5、社員の紹介(余興）

宴会開始30分〜1時間後くらいたったら、余興をいれましょう。

今回は年度始め＋新任の部長というシチュエーションだったため、

自らの自己紹介を30秒程でやっていただきました。

6、食事•歓談

もう一度、もどって飲み会に戻ってもらいます。

が、幹事に休むヒマはありません。

この辺りで、会計をすませると、後々ラクです。

7、閉会の挨拶、手締め

会場にいる2番目にいる人にお願いしましょう。

手締めは場の雰囲気を一番盛り上げてくれる人、場が和む人

にお願いするのがベターだと思います。

8、お開き•二次会案内

今回僕は二次会を行いませんでしたが、

二次会を行う場合は、一次会の店を決める段取りで

行うとよいかと思います。

歌うのが好きな方が多ければ、カラオケでも○

”進行表を作った後にするべきコト”

進行表を作って一安心！

と思いきや、まだまだ、やることが目白押しです。

ただ、コレだけは忘れてはいけないものがあります。

それは、

リマインドメールです。

飲み会開催日の2,3日前に送りましょう。

その際、離れた部署の方も参加する場合は、

集金の方法(当日店にて集金するのか、事前に回収するのか）を明白にして、

それをメールに記載しましょう。

僕は事前に回収し、

離れた部署の方には、取りまとめ係をこちらから依頼しました。

※今回僕は、参加者があまりにも少なかったため、不参加者に参加の催促のメールまで送りました。

開催当日はお休みなのにわざわざスーツを着て、飲み会にだけ参加する

という方もいらっしゃいました。

上司からの命令とはいえ、これはさすがにおかしいやろ、と思いましたが…

とにもかくにも、準備を行い、

僕は初めての幹事として飲み会に臨むことになります。

しかし、懇親会当日、

思いもがけないことが僕を襲うのです。

次回につづく…

有るを尽くす