【若手社会人へ】〜初めて幹事を任された人がまず始めにやること〜

どうも。

この度、初めて会社の幹事になりました意識高い系(＠steavejobs0814)です。

”その命令は突然言われた。”

「次、4/28に新しくきた部長の懇親会やるから、幹事をやってくれ。」

僕はその日(4/28）、ただ一人の遅番だったので、飲み会にはいきません。

と伝えていたが、わざわざシフトをずらして、幹事をしろ。と言われました。

正直、”幹事”というと、面倒くさいこと、大変なこと、

というイメージが自分にはありました。

しかも、今回は新しく部長にされたSさんの懇親会。

4/15に計画していたものの、参加者が集まらずに、

4/28にリスケジューリングになったものでした。

(会社が厳しい状況＋月末という時期にも関わらず

なにのんきに飲み会なんてやるんだろう？と思ったけどそれでも飲み会をやるのが

日本の”会社という組織”なんです。)

”何からやっていいか、わからない!”

一年目の時は数々の部署を点々としたため、飲み会には参加できずにいました。

なので飲み会の幹事という仕事は初めてでした。

しかし、何からやれば、いいかわからない…。

命令した上司からは、

「店はオレが決めておくから、お前(意識高い系）は、当日の段取りとか収集のメールとかを考えて。」とのこと。

「わかりました。」といい、僕はまず、当日のスケジュールのメールを作成します。

 

”メールを作成するのは業務時間中にやる仕事の一つ”

メール作成に取りかかったのはいいものの、もちろん業務時間中にやらなければいけないことです。

誤字脱字が多い僕は、何回もメールを訂正しなければなりませんでした。

しかも、メールを作成する仕事以外に、

当日出勤する人とのシフト調整(僕の代わりの遅番を誰がするのか)や、

僕と違うデスクの人たちの集金はどうするのか、

当日の段取りを決めたりするのは、以外と手間のかかる作業でした。

作成したメールの一部がこちら。是非コピペしてもらえれば、と思います。

• 件名：【周知】△△部懇親会の日程に関して
  ○○部長

  ●●課長
  関係者各位
  
  お疲れさまです。

  △△部　意識高い系です。

  表題の件、この度、私が幹事•取りまとめを行わせていただきます。

  今回、４/1より、○○部長が△△部の部長に就任され、

  新体制がスタート致しました。

  つきまして、この度○○部長の歓迎の意と、

  △△部の一層の団結を図るため、

  ４/28に懇親会を開催致します。

  以下、詳細となります。

   ============================

  回答〆切：4/22（金）定時迄

  1.　日時　 4月28日（火）　20：00～22:30
  2.　場所　居酒屋「●●●」
  　　お店の地図　http://xxxx.xxxx.xx
  3.　参加費　４,000円

  =============================

  また、ご多忙のところお手数ですが、

  下記フォルダへ参加可否のご回答をお願いいたします。
  
  ××様＞申し訳ありませんが、××デスクの集金をお願いできますでしょうか。

  以上、宜しくお願い致します。

ポイントとしては、

1,日時

2,場所

3,会費

4,お店の地図

5,出欠の期限

ですかね。

では、僕の考えるポイントを一つ一つ解説したいとおもいます。

1,日時について

月初、月末は避けましょう。

自社、クライアントさんとの定例会、報告会が絡んでくる場合が多く、偉い方は

その準備に追われます。

僕は今回日程を決めたわけではないのですが、自分で日程も決めろ！と言われた場合は、命令した上司、もしくはその上の人に決めてもらうのが一番です。

(最悪、この日とこの日はダメ。ということだけでも聞いておけば、選択肢がなくなり決めやすい。)

2、場所

オフィスの近隣で、上司が◯◯線を使うということがわかれば、◯◯線の駅の近くがベストです。(終電の時間を考慮して)

東京の場合は山手線の駅の近くが無難ではないでしょうか。

3,会費

今回は一律4,000円でしたが、偉い人は少し多めに出してもらうといいでしょう。

僕の会社の場合、時給制の人、総合職の人色々な階級の人がいます。階級に合わせて額を決めるといいでしょう。

4,お店の地図

ぐるなび、食べログにのっているお店であれば、大概地図がありますが、ない場合はGoogleMAPでの地図を添付してあげると親切です。

5,出欠の返信期限

開催日の一週間前に設定しましょう。

参加者が集まらず、リスケする場合でも2,3日前ならば、最悪キャンセルでもお金はとられません。(僕の場合でも、リスケしましたが、同じ店であれば大丈夫でした。)

初めて幹事をやってみて気づいたコト

それは

幹事＝孤独        ということです。

幹事だと、あること、ないこと言われます。しかも、自分が仕事を抱えているときに。(超マイペースな自分の場合、他人からとやかく言われるのは、すきじゃない)

しかも、本来自分がすべき仕事じゃないを本来すべき仕事よりも優先順位をあげてやらないといけないのは苦痛でした。

それが最も感じたのは、

参加可否を〆切までしていない人に

催促のメールを送る、

参加人数が少ないから、参加を促すメールまで今回自分は出しました。

(最早、ここまで来ると、懇親会そのものの必要性を考えるレベル)

なので、レスポンスはホンマに大事。

仕事がデキる、デキない以前の問題だと思います。

だから、これから自分もレスポンスだけは早くやることを意識したいとおもいます。

そして、幹事の大変さをこれから自分は身をもってしることになるのです。

次回へ続く…

有るを尽くす